Det er fort at man bare flyter med, uten å ha en klar plan her i livet.
Det finnes måter å gjøre livet enklere på, og til en viss grad har nok mange av oss mange systemer i hverdagen uten at vi egentlig tenker over det som et system. Ved å bli mer bevisst hvilke systemer du har og hvilke systemer du kan tilføre, kan du skape en enklere, mer effektiv og organisert hverdag. For at et system skal fungere optimalt for deg må det være personlig, det må kunne repeteres og det må kunne overføres til flere områder. Det kan være en god idé og hente inspirasjon fra andre til systemer som du kan ha nytte av å ha selv, men du bør gjøre tilpasninger for at det skal fungere for deg over tid. Å lære fra andre gjør at du ikke trenger å finne opp hjulet hver gang, men kan bygge videre på erfaringer som har vært viktige for andre, og som du kjenner deg igjen i.
“Vi får ikke en prøvetakning i livet, men vi kan lære fra andre som har gått før oss.»
Når du planlegger ulike aktiviteter og kostnader er en god leveregel og gange alt med to. De viktige tingene i livet tar som regel lengre tid en vi forventer og koster mer enn vi forutser. Så for å kompensere for dette, gang alt med to, så du gir deg selv tiden og ressursene du trenger for å gjennomføre. Det hjelper deg til å ikke miste motet over at det tar lenger tid enn du hadde planlagt, og til å ikke gi opp.
Bruk systemer for å utvikle strategier. Hvordan kan du utføre noe strategisk konsekvent over tid? Ved å lage og bruke systemer.
Noen eksempler på systemer som kan spare deg for tid og frustrasjon i hverdagen er:
- Systemer for å samle gode idéer, sitater og så videre. Lag et system så det er enkelt å finne tilbake til det riktige. En av tingene vi bruker mest tid på er å lete etter ting som ikke er der det skulle vært. Dette kan også utvides til å gjelde ting og tang i hjemmet eller på arbeidsplassen; verktøy, avtaler, viktige papirer, idéer, bøker og ulike ladere for å nevne noe.
- System for lange turer, slik at du planlegger hvilke jobb du skal gjøre underveis og har med deg alt du trenger for å kunne jobbe effektivt, selv uten internettforbindelse.
- System for å planlegge dagene dine. Planlegg fremover, og se gjennom kalenderen hver morgen. Spør deg selv hva som er din viktigste avtale, oppgaver etc. for dagen.
- System for å vente i kø. Skal du dra systematiseringen et steg lenger lager du deg også systemer for hva du skal gjøre mens du venter i kø – for eksempel å bruke denne tiden til å evaluere hvordan dagen din har vært, hva du har lært, hva som har vært bra og hva du kunne gjort annerledes.
Hva er et system?
Det er en prosess for å forutsigbart oppnå et mål basert på spesifikke, velordnede, repeterende prinsipper og praksis. Systemer lar deg utnytte tiden, pengene og ferdighetene dine på en god måte. Systemer er tilsiktet, hensiktsmessige og praktiske. Et liv helt uten systemer vil si at du må møte hver oppgave eller utfordring helt fra bunnen av.
Hvis du skal få et system som er best mulig må du utvikle systemer som passer for nettopp deg. Dette vil være personlig og trenger å bli skreddersydd for å passe til deg og din stil. Det kan dog være lurt å ha noen retningslinjer i bakhodet:
- Effektive systemer tar høyde for det store bildet. Det er ikke nok å bare være opptatt, hvis ikke det du er opptatt med faktisk tar deg nærmere dit du vil. Skal du for eksempel lære noe nytt bør det være noe som er essensielt for at du skal oppnå suksess innenfor de områdene du ønsker – hvis ikke hjelper du ikke deg selv å oppnå det du ønsker. Det verste er å ikke vite hva det er du ønsker, og likevel jobbe livet av deg for å oppnå det.
- Effektive systemer benytter seg av prioriteringer. Spør deg selv hva som er den mest verdifulle bruken av tiden din akkurat nå. Svaret bør forme ethvert system som du lager for deg selv. Du bør også spørre deg selv når som er den mest verdifulle tiden din, denne tiden ønsker du å bruke best mulig. Er du mest produktiv om morgenen bør du bruke denne tiden på de oppgavene som du har mest igjen for å gjøre. Lag deg et system som sikrer at du tar vare på prioriteringene dine når det kommer til tidsbruk. Hovedpunktet her kan være å lære seg å si nei! Si nei til alt som ikke passer til de prioriteringene du har satt deg.
- Effektive systemer inkluderer målinger. Finn ut hvor du er og hvor du ønsker å være om for eksempel fem år. Deretter finn ut de realistiske sjansene for at du skal komme fra her til der. All fremgang krever muligheten for måling, det er grunnen til at systemet ditt må inneholde en måte å måle resultatene på. Målinger er nøkkelen til forbedringer. Målinger gjør det mulig for deg å sette mål, evaluere forbedringer, bedømme resultater og diagnostisere problemer.
- Effektive systemer inkluderer gjennomføring. En plan er ikke verdt papiret den er skrevet på, med mindre den får deg til å gjøre noe. Det er viktig å planlegge, med det holder ikke alene – planen må gå sammen med handling. Planen lager sporet, men det er handling som gir trekkraften. Så hver gang du har et mål som du tror du ikke vil klare å nå, ikke juster målet – juster handlingene dine. Tren deg selv på å ta action!
- Effektive systemer krever organisering. Organiser kalenderen din, og sett inn det med høyest prioritering først. Tiden har en tendens til å fly i fra oss, selv om det er nettopp tid livet er laget av. Alt vi gjør krever tid, likevel er det så fort å ta tiden som en selvfølge. Hvordan du bruker tiden din er viktigere enn hvordan du bruker pengene dine. Feil du gjør med penger kan rettes opp i, men når tiden har passert er den borte for alltid. Når du vet hva du vil og kjenner dine prioriteringer, og har lagt opp dagene, ukene og årene etter det, har du en klarhet som styrker alt du gjør. Du utvikler en effektivitet som hjelper deg å komme gjennom alt du skal. Pass på at systemene dine gjør deg så organisert som mulig.
- Effektive systemer fremmer konsistens. Hemmeligheten til din suksess ligger i dine daglige rutiner. Hvis du vil lykkes på lang sikt må du lære deg å være konsistent, dag ut og dag inn. Uke etter uke, og år etter år. Systemene du utvikler må fremme konsistens, og du må følge dem konsekvent.
For å utvikle konsistens trenger du et system og disiplinen til å gjennomføre.
Disse retningslinjene er hentet fra boken «15 Invaluable Laws of Growth».
Når du skal utvikle dine egne systemer, ikke bare kopier noen andres system, men utvikle ett som passer til deg og som bygger på dine styrker og hjelper deg å nå målene dine.
Videre er det viktig å også ta høyde for verktøyene du vil trenge for å gjennomføre en oppgave. Du vet hvor frustrerende det er når du begynner på en jobb, men så må du stadig avbryte fordi du må hente noe eller lete etter noe du trenger for å fullføre jobben? Ta høyde for at systemet ditt også dekker de verktøyene du trenger, og hvor du finner dem. Organiser oppbevaringen slik at det blir enkelt å finne de frem de riktige produktene til de riktige oppgavene.
Når du som gründer lager gode systemer som et fundament i bedriften din, gjør du det enkelt for deg selv når du kommer til det steget at du skal ansette nye medarbeidere. Når systemene er på plass er det enklere å lære det videre, og når du har det skrevet ned kan de selv gå tilbake i notatene og følge instruksjonene underveis.
Selv om du nå har systemene på plass må du fortsatt være åpen for endringer og forbedringer. Underveis vil du selv oppdage, eller få innspill fra andre, at det kanskje finnes andre måter å gjøre oppgavene på som er mer effektive eller krever mindre ressurser. Gode systemer åpner opp for læring, tilpasninger og forbedringer. Man skal dog være obs så ikke det å utforme systemer blir en måte å utsette de viktige oppgavene på. Sett utforming av systemer på prioriteringslisten etter at de viktigste oppgavene er gjort, eller lag dem underveis, samtidig som du faktisk gjennomfører oppgavene som er viktige.
Avslutningsvis vil jeg si at du må like systemene du lager deg, hvis du har et system du ikke liker bør du endre det, eller vurdere om du trenger det i det hele tatt. Systemer skal være et hjelpemiddel og noe som gjør hverdagen bedre.